Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych odpowiedzialnym za przetwarzanie Twoich danych osobowych jest Professional Development Services Wojciech Nabiałkowski, adres do korespondencji: ul. Jesionowa 7, 55-010 Święta Katarzyna, NIP 8961658532, REGON 543018382.

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: office@doccare.pl.

Gromadzimy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane konta: imię, nazwisko, adres e-mail, data urodzenia, specjalizacja medyczna, numer prawa wykonywania zawodu, numer telefonu oraz hasło (przechowywane w postaci zabezpieczonej).
• Dane rozliczeniowe: imię i nazwisko, adres, nazwa firmy, numer identyfikacji podatkowej (NIP), przekazywane na potrzeby fakturowania.
• Dane z wizyt: nagrania audio z wizyt pacjentów, transkrypcje generowane przez AI oraz notatki medyczne tworzone za pośrednictwem Usługi. Dane te mogą zawierać informacje dotyczące zdrowia.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu oraz logi użytkowania zbierane automatycznie podczas korzystania z Usługi.
• Dane płatnicze: dane karty płatniczej są przetwarzane bezpośrednio przez naszego dostawcę płatności Stripe i nigdy nie są przechowywane na naszych serwerach.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

• Świadczenie Usługi – przetwarzanie nagrań audio, generowanie transkrypcji i notatek medycznych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy).
• Zarządzanie kontem – tworzenie i utrzymywanie Twojego konta użytkownika (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy).
• Rozliczenia i płatności – przetwarzanie płatności subskrypcyjnych i wystawianie faktur (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy).
• Doskonalenie Usługi – analiza wzorców użytkowania w celu ulepszania Usługi (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes).
• Komunikacja – wysyłanie powiadomień i aktualizacji związanych z Usługą (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes).
• Zgodność z prawem – wypełnianie obowiązków prawnych, w tym wymogów podatkowych i rachunkowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny).

DocCare nie prowadzi dokumentacji medycznej – dokumentację medyczną prowadzi Użytkownik lub podmiot, w którym udziela on świadczeń zdrowotnych, we własnym systemie. Dane pacjentów zawarte w nagraniach, transkrypcjach i notatkach, w tym dane dotyczące zdrowia, przetwarzamy jako podmiot przetwarzający – w imieniu i na polecenie Użytkownika, który jest ich administratorem (§ 8 Regulaminu). Użytkownik przetwarza te dane na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO – przetwarzanie niezbędne do celów diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub leczenia, przez pracownika medycznego podlegającego obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej lub pod jego odpowiedzialnością.

Przechowujemy Twoje dane osobowe tak długo, jak Twoje konto jest aktywne i jak jest to konieczne do świadczenia Usługi.

• Dane konta i profilu są przechowywane do momentu usunięcia konta.
• Nagrania audio są usuwane automatycznie 24 godziny po ich przesłaniu. Transkrypcje i notatki są przechowywane do momentu ich usunięcia przez Użytkownika lub zamknięcia konta. Kopie robocze powstające podczas przetwarzania są usuwane automatycznie najpóźniej po 24 godzinach.
• Faktury wystawiamy w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur), gdzie są przechowywane. Pozostałą dokumentację podatkową przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi.
• Logi techniczne są przechowywane przez okres do 12 miesięcy.

Po usunięciu konta Twoje dane osobowe zostaną trwale usunięte w ciągu 30 dni, z wyjątkiem przypadków, gdy przechowywanie jest wymagane przez prawo.

Na mocy RODO przysługują Ci następujące prawa dotyczące Twoich danych osobowych:

• Prawo dostępu – możesz zażądać kopii swoich danych osobowych.
• Prawo do sprostowania – możesz zażądać poprawienia nieprawidłowych danych.
• Prawo do usunięcia – możesz zażądać usunięcia swoich danych ("prawo do bycia zapomnianym").
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia sposobu wykorzystywania Twoich danych.
• Prawo do przenoszenia danych – możesz zażądać otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo do sprzeciwu – możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie.
• Prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o kontakt pod adresem office@doccare.pl. Odpowiemy na Twoje żądanie w ciągu 30 dni.

Masz również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych osobowych, w tym:

• Szyfrowanie transmisji danych.
• Automatyczne usuwanie nagrań audio 24 godziny po ich przesłaniu.
• Kontrola dostępu ograniczająca dostęp do danych wyłącznie do upoważnionego personelu.
• Rejestrowanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem kont.
• Bezpieczna infrastruktura hostowana na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
• Ograniczanie zakresu danych przekazywanych podmiotom przetwarzającym do niezbędnego minimum.

Pomimo tych środków, żadna metoda elektronicznej transmisji ani przechowywania nie jest w 100% bezpieczna. W przypadku naruszenia ochrony danych stanowiącego zagrożenie dla Twoich praw i wolności powiadomimy właściwy organ nadzorczy w ciągu 72 godzin oraz poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki.

Korzystamy z następujących podmiotów przetwarzających (sub-processorów) w celu świadczenia Usługi. Jeśli Twoje dane osobowe – w tym dane szczególnej kategorii dotyczące zdrowia, przetwarzane na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO (świadczenie opieki zdrowotnej) oraz Twojej zgody – są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), opieramy się na Standardowych Klauzulach Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, stanowiących zabezpieczenie z art. 46 RODO. Kopię tych zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na office@doccare.pl.

• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia) – obsługa płatności. Dane mogą być przekazywane do USA (Stripe, Inc.); przekazanie jest objęte SCC. Polityka prywatności: https://stripe.com/privacy.
• RunPod, Inc. (USA) – dostawca infrastruktury chmurowej wykorzystywanej do przetwarzania danych w ramach Usługi. Przetwarzanie odbywa się w UE; ponieważ RunPod ma siedzibę w USA, przekazanie danych jest objęte SCC. Polityka prywatności: https://www.runpod.io/legal/privacy-policy.
• Anthropic Ireland, Limited (Irlandia) – dostawca usług AI wykorzystywanych do przetwarzania tekstu w ramach Usługi. Przetwarzanie odbywa się w USA; przekazanie danych jest objęte SCC. Polityka prywatności: https://www.anthropic.com/legal/privacy.
• OpenAI Ireland Ltd. (Irlandia) – dostawca usług AI wykorzystywanych do przetwarzania tekstu w ramach Usługi. Dane mogą być przekazywane do USA; przekazanie jest objęte SCC. Polityka prywatności: https://openai.com/policies/privacy-policy.
• Mailgun Technologies, Inc. (USA) – obsługa poczty elektronicznej związanej z kontem i Usługą. Przetwarzanie odbywa się w UE; przekazanie danych jest objęte SCC. Polityka prywatności: https://www.mailgun.com/legal/privacy-policy/.
• Sentry (Functional Software, Inc., USA) – monitorowanie błędów aplikacji. Przetwarzanie odbywa się w UE; przekazanie danych jest objęte SCC. Polityka prywatności: https://sentry.io/privacy/.
• Expo (650 Industries, Inc., USA) – doręczanie powiadomień push do aplikacji mobilnej (za pośrednictwem usług powiadomień Apple lub Google). Przekazanie danych do USA jest objęte SCC. Polityka prywatności: https://expo.dev/privacy.
• Dostawca hostingu – serwery, na których działa Usługa i na których przechowujemy dane, znajdują się na terenie Unii Europejskiej.

Wszyscy sub-processorzy są związani Umowami powierzenia przetwarzania danych (DPA), zapewniającymi zgodność z RODO.

Faktury za Usługę wystawiamy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Ministerstwo Finansów). Faktura zawiera dane nabywcy: imię i nazwisko albo nazwę firmy, adres oraz – w przypadku firmy – numer NIP. Przekazanie tych danych jest naszym obowiązkiem wynikającym z ustawy o podatku od towarów i usług (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Szef KAS otrzymuje je jako organ publiczny, a nie jako nasz podmiot przetwarzający.

Używamy wyłącznie mechanizmów niezbędnych do działania Usługi, które zapisują informacje na Twoim urządzeniu:

• Pamięć przeglądarki – aby utrzymać Twoją sesję logowania i zapamiętać wybrany język.
• Plik cookie preferencji językowej – aby zapamiętać wybrany język interfejsu.

Nie wymagają one Twojej zgody, ponieważ są niezbędne do świadczenia Usługi. Nie używamy reklamowych ani śledzących plików cookies.

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w naszych praktykach lub obowiązujących przepisach. O wszelkich istotnych zmianach poinformujemy Cię, publikując zaktualizowaną politykę na naszej stronie internetowej oraz, w stosownych przypadkach, wysyłając powiadomienie e-mail.

Data "Ostatnia aktualizacja" na górze tej strony wskazuje, kiedy polityka została ostatnio zmieniona. Zachęcamy do okresowego przeglądania niniejszej polityki.

Jeśli masz pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności lub naszych praktyk przetwarzania danych, skontaktuj się z nami:

Professional Development Services Wojciech Nabiałkowski Adres do korespondencji: ul. Jesionowa 7, 55-010 Święta Katarzyna NIP: 8961658532 REGON: 543018382 E-mail: office@doccare.pl